İşgücü, Kaynak ve Maliyet

Bir projeyi yönetmek için geçmişte kâğıt, kurşun kalem ve silgi yeterli olabiliyordu, geçmiş diye nitelediğim dönem öyle çok uzakta değil, 10 bilemediniz 15 yıl öncesinden bahsediyorum. Hani şu kârlılık oranlarının daha yüksek olduğu, kıran kırana rekabetlerin olmadığı veya işi alabilmek için sadece kartvizitinizin yeterli olabildiği dönemden.

Son 15 yıl içinde hayatımızda o kadar çok şey değişti ki, masaüstü bilgisayarlar neredeyse kullanılmıyor, diz üstü bilgisayarlar ise çok sürmeden tarihin tozlu raflarına kalkacak gibi görünüyor. Dokunmatik mobil cihazları ise çok sevdik ve bu cihazlar çok hızlı gelişiyor. İlk tavsiyem bu cihazlarla aranızı iyi tutmanız noktasında olacak.

Konuyu teknolojik gelişmelerin ulaşacağı nokta açısından değil de sektörün kronik sorunları açısından değerlendireceğim. Uzun yıllardır taahhüt sektöründe çalışan ve bu alanda yazılımlar geliştiren biri olarak, yakın gelecekte taahhüt sektöründe faaliyet gösteren firmaların karşılaşacağı en büyük sıkıntının, devasa boyutlara ulaşan projeleri yönetmek ve maliyet optimizasyonunu sağlamak noktasında olacağını düşünüyorum. Özellikle insanları masa başına bağlamayan, platform bağımsız mobil çözümler üzerine odaklanılmalı ve bu konuya şimdiden yatırım yapılmalıdır. Yüzlerce milyona ulaşan yıllık cirolar dikkate alındığında, sağlanacak % 1’lik bir optimizasyonun bile, bu yatırımın geri dönüşümünü çok kısa bir sürede sağlayacağı ortadadır.

Süreci tıkayan en büyük başlık, tekliflerin ERP ( Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımları tarafından hazırlanamıyor olmasıdır. Bunun başlıca nedenleri arasında, her işverenin farklı bir formatta teklif çıktısı istiyor olması ve genelde Excel’de hazırlandığı için teklif kalemlerinin kendi içerisinde dahi bir standardının olmaması geliyor. Ayrıca teklif kalemleri ile stok kalemleri arasındaki ilişkinin kurulamaması, aşılması gereken önemli sorunlardan biri olarak önümüze çıkıyor. Sahada tüm işlerin teklif kalemleri üzerinden ilerlediğini de düşünürsek, bu sorunlar projeye hâkimiyetimizi doğal olarak zorlaştırıyor. 

Bir diğer konu da firmanın yapısal olarak böyle bir sürece hazır olmamasıdır. Personelin teknik yetersizliği ve yeni bir sisteme geçişe direnç göstermesi, kurumun teknolojik alt yapısının yetersizliği ve süreçlerin net olmaması nedeniyle birçok zorlukla karşılaşılması bu duruma örnek verilebilir. 

Birimler arasındaki kopuklukların giderilmesi, teklif, satın alma ve sahadaki yönetici personelin başarılarının ölçülebilmesi, günlük imalat raporlarının hazırlanması, ilerleme durumunun her an görülebilmesi, yanlış stok veya sipariş hareketlerinin önlenmesi, hak edişlerin eksiksiz hazırlanabilmesi gibi daha birçok konunun sağlıklı işletilebilmesi, tekliflerin sisteme dâhil edilmesini ve teklif - stok ilişkisinin kurulmasını gerektiriyor. 

Şu an bu konuda çözüm üreten bir ERP sistemi maalesef yok. Fakat proje ve süreç yönetimi konusunda ciddi mesafeler kat edilmiş durumda. Kesinlikle en iyisinden bir ERP yazılımı almanızı değil, iyi bir ERP sistemine süreçlerinizi ve isteklerinizi net olarak aktaracak çalışmayı yapmanızı tavsiye ediyorum. 

Özellikle web tabanlı, platformlardan bağımsız bir alt yapı gelecekte olmazsa olmaz bir ihtiyaç olarak önümüze çıkacak. Evimizdeki Smart TV’mizden, sahada cep telefonumuzdan veya tabletimizden dahi işimizi yapabilmek kulağa çok hoş geliyor, öyle değil mi?  Ya da aşağıda çıkardığım soruların cevaplarına, her an canlı veri üzerinden erişmek istemez miyiz?

Teklif bölümünün servisinin öngördüğü kâr gerçekleşiyor mu? Hangi kalemlerde zarar ediliyor?

Satın alma bölümü  servisi teklif maliyetlerinin altına inerek bir başarı sağlayabiliyor mu?

Proje yöneticisi iş için öngörülen giderleri düşürerek bir başarı sağlayabiliyor mu?

Hak edişlerde ve maliyetlerde öngörülen bütçeler tutturulabiliyor mu?

Günlük ne kadar imalat yapılıyor, iş gücü verimliliği sağlanabiliyor mu?

İş programına göre durumumuz nedir?

En önemlisi, firmanın öğrenebiliyor olması, tecrübeler avantaja çevrilebiliyor mu?

Ne dersiniz, zaman zaman kâğıt ve kaleme geri dönsek mi diye düşünüyor musunuz? Geçmiş hep özlenir bunun için yapılabilecek bir şey yok. Sakın gözünüz korkmasın, bahsettiklerim çok zor şeyler değil, daha az çalışarak daha büyük sonuçlar alacağımız günlerden bahsediyorum. Sadece bugün, gelecekteki pozisyonumuzu planlamamız ve irade göstermemiz gerekiyor hepsi bu.